Grāmatvedības un personāla lietvedības risinājums

Darba līgumā/ iecelšanas rīkojumā un tālākajos dokumentos par izmaiņām jānorāda mēnešalga atbilstoši slodzes lielumam. Mainoties slodzei, jānosaka arī tai atbilstošā mēnešalga. 

Pret mēnešalgu grupas robežām tiek kontrolēta mēnešalga, kas atbilst pilnai slodzei. 

Piemērs: 
Amatam atbilstošā pilnā mēnešalga ir 2000 EUR, nodarbinātais strādā pusslodzē. 
Dokumentos jānorāda 1000 EUR.  Ja slodze tiek palielināta uz 0.75, vienlaikus jānosaka mēnešalga 1500 EUR.

Disciplinārsoda mēnešalgas samazināšana izpildei nepieciešams pārskatīt un noteikt jauno mēnešalgu, izdodot attiecīgu rīkojumu. Nav pieļaujams, ka šī disciplinārsoda izpilde tiek nodrošināta ar ieturējumu, nesamazinot noteikto mēnešalgu.

Mēnešalga tiek samazināta uz noteiktu laiku saskaņā ar komisijas lēmumu, un visas papildu samaksas tiek aprēķinātas no jaunās, samazinātās, mēnešalgas. 

Disciplinārlietas izmeklēšanas komisija lemj tikai par disciplinārsoda piemērošanu, savukārt zaudējumu, ja tādi radīti darba devējam, atlīdzināšana tiek veikta, vienojoties ar nodarbināto vai caur tiesu.

Darba samaksa summētajam darba laika nodarbinātajam tiek aprēķināta, izmantojot mēnešalgu un stundas likmi. Lai iegūtu stundas likmi, mēnešalga tiek dalīta ar kalendāra gada vidējo darba stundu skaitu mēnesī. Darba samaksa par mēnesi tiek aprēķināta, reizinot stundas likmi ar attiecīgajā mēnesī nostrādāto stundu skaitu. Šāda aprēķināšanas kārtība nodrošina, ka darbinieka samaksa ir proporcionāla viņa nostrādātajām stundām. 
Darba līgumā/ rīkojumā nepieciešams noteikt gan mēnešalga, gan stundas likmi. Stundas likmi nepieciešams pārskatīt katru gadu, ņemot vērā attiecīgā kalendāra gada vidējo darba stundu skaitu mēnesī. Šo pārskatīšanu var veikt ar darba devēja rīkojumu, nosakot konkrētu kārtību darba līgumā. Standartizētajās darba līguma veidlapās šis nosacījums ir iekļauts.

Šie paši darba samaksas noteikšanas un aprēķina principi attiecas arī uz veselības aprūpes jomā nodarbinātajiem, kuriem darba samaksu regulē arī MK 18.12.2018. noteikumi Nr.851.

Piemērs:
Noteikta mēnešalga 3252 EUR, 2024.gada vidējais darba stundu skaits mēnesī ir 166.92 stundas, mēnesī nostrādātas 160 stundas:
1) stundas likme: 3252 EUR / 166.92 stundas = 19.482 EUR 
2) darba samaksa par faktiski nostrādāto laiku mēnesī: 19.482 EUR * 160 = 3117.12 EUR.

Jā, nodarbinātajam, kam noteikta akorda algas sistēma, ir nepieciešams noteikt mēnešalgu tāpat kā citiem valsts pārvaldē nodarbinātajiem.
Darba samaksa tiek aprēķināta atbilstoši faktiski paveiktā darba daudzumam neatkarīgi no laika, kādā tas paveikts.

Piemaksa, kuru apmērs Valsts un pašvaldību institūciju amatpersonu un darbinieku atlīdzības likumā ir izteikts procentos, var piešķirt tikai kā procentus no mēnešalgas, t.i., nav pieļaujams, ka piemaksas tiek noteiktas kā fiksēta konkrēta izmaksājamā summa vai summa, ko izmaksā proporcionāli nostrādātajām dienām

Vienošanos par virsstundu darbu abas puses apstiprina, izmantojot sistēmas parakstu. Vienošanās jāiekļauj informācija par virsstundu veikšanas termiņu (maksimums ir gads) un to kompensēšanas veidu (ar piemaksu vai apmaksātu atpūtas laiku).

Saskaņā ar Darba likuma 136. pantu, darbinieku drīkst nodarbināt virsstundu darbā bez viņa piekrišanas ārkārtas gadījumos, piemēram, lai novērstu avāriju vai izpildītu steidzamu darbu sabiedrības interesēs. Šādos gadījumos rīkojums var tikt elektroniski un apstiprināts ar sistēmas parakstu.

Pieļaujama arī cita iestādes noteikta kārtība, ja tā noteikta iestādes iekšējā kārtībā, ar kuru iepazīstināts nodarbinātais, taču obligāti ir jāsaņem nodarbinātā piekrišana (izņemot Darba likumā paredzētos izņēmuma gadījumus).

Tirgus koeficientu piemēro tikai tajos gadījumos, kad ir noteikts mēnešalgas maksimums vai tuvu tam, iekļaujot tirgus koeficientu mēnešalgā, t.i., visas papildus samaksas (piemaksas, prēmijas u.c.) tiek rēķinātas no jaunās (lielākās) mēnešalgas. Vienlaikus jāuztur dati par tirgus koeficienta apmēru izteiktu EUR.

Ja nodarbinātajam tirgus koeficients vairs netiks noteikts (piemēram, samazinās nodarbināto skaits, vairāk nepieciešams piemērot citam nodarbinātajam u.tml.), nodarbinātais par to jābrīdina mēnesi iepriekš. 

Piemērs:
Mēnešalga 5860.00 EUR, tiek piemērots tirgus koeficients 1.5. Tiek piešķirts atvaļinājuma pabalsta 50%.
Jānosaka palielinātā mēnešalga 5860.00 * 1.5 = 8790.00 EUR.
Atvaļinājuma pabalsts: 8790 * 50%  =  4395.00 EUR
Jāuztur dati (pastāvīgās piemaksas dokuments) par par tirgus koeficienta summu: 2930.00 EUR.

Piemaksa tiek aprēķināta no stundas likmes (noteiktā mēnešalga / ar kalendāra gada vidējo darba stundu skaitu mēnesī). Saskaņā ar Valsts un pašvaldību institūciju amatpersonu un darbinieku atlīdzības likuma (AL) 14. un 15. pantu, piemaksas tiek izmaksātas par visam faktiski nostrādātajām stundām, kā arī saglabātas AL likumā noteiktajos prombūtņu gadījumos (izņemot piemaksu par prombūtnē esošas amatpersonas vai darbinieka aizvietošanu, kā arī piemaksu par vakanta ārstniecības personas amata pienākumu pildīšanu).

Summētā darba laika nodarbinātajiem par mēnešalgu, no kuras tiek aprēķinātas piemaksas saskaņā ar AL 14. un 15. pantu, uzskatāma faktiskā mēnešalga, kas tiek aprēķināta kā stundas likme reizināta ar attiecīgajā mēnesī faktiski nostrādātajām stundām.

Piemaksa par virsstundu darbu tiek aprēķināta pārskata perioda beigās par stundām, kuras pārsniedz normālo darba stundu skaitu attiecīgajā periodā. Par šīm stundām tiek piešķirta piemaksa 100% apmērā, t.i., papildus piemaksāta stundas likme. Ja iepriekš kopā ar ikmēneša darba samaksu ir piešķirtas citas piemaksas, virsstundu gadījumā par tām pārrēķins nav jāveic, piemaksa par virsstundu darbu jāpiemaksā papildus. Tādējādi par virsstundām tiek samaksātas gan piemaksas, kas noteiktas AL 14. un 15. pantā, gan piemaksa par virsstundām

Piemērs:
Noteikta mēnešalga 3252 EUR, 2024.gada vidējais darba stundu skaits mēnesī ir 166.92 stundas, noteikta piemaksa 10% no 01.09.-31.12.2024. Pārskata periods: 4 mēneši. Nostrādātas stundas (iekavās: normas stundas):  septembrī 169 (168), oktobrī 185 (184), novembrī 161 (160), decembrī 143 (142).

Piemaksas aprēķins par septembri: 
1) stundas likme: 3252 EUR / 166.92 stundas = 19.482 EUR 
2) piemaksas summa: 19.482 EUR *10% * 169 =  329.25 EUR.
Virsstundu aprēķins par pārskata periodu:
1) 658 nostrādātās stundas - 654 normas stundas = 4 virsstundas
2) Piemaksa par virsstundām: stundas likme 19.482 * 4 = 77.93 EUR (piešķir papildus iepriekš aprēķinātajai samaksa).

Darba specifikas dēļ, piemaksas nodarbinātajiem, kam ir noteikta akordalga, netiek piešķirtas.

Vienreizējās samaksas, kuru apmērs Valsts un pašvaldību institūciju amatpersonu un darbinieku atlīdzības likumā ir izteikts procentos, t.sk. prēmijas un atvaļinājuma pabalsti, tiek aprēķinātas, pamatojoties uz darbinieka mēnešalgu, kas norādīta darba līgumā vai rīkojumā. Šāda kārtība piemērojama gan normālā, gan summētā darba laika, kā arī akordalgas gadījumā. 

Ieteicams vienreizējo samaksu, kuras apmērs Valsts un pašvaldību institūciju amatpersonu un darbinieku atlīdzības likumā noteikts kā % no mēnešalgas piešķirt izteiktu procentos. Ir pieļaujams, ka specifiskos gadījumos šīs samaksas tiek noteiktas kā fiksēta summa, tomēr iestādei jānodrošina noteiktās summas kontrole pret mēnešalgas apmēru, lai netiktu pārsniegts atļautais procentuālais apmērs.

Nodarbinātais iesniegumu par ārējos normatīvajos aktos noteikto kompensācijas vai pabalsta piešķiršanu var iesniegt pieteikuma formā, norādot normatīvajos aktos noteikto informāciju un parakstot to ar sistēmas parakstu (apstiprinot). Arī normatīvajos aktos noteiktās dokumentu formas var tikt iesniegtas kā pielikumi pie pieteikuma.

Ja atlīdzību reglamentējošajos normatīvajos aktos noteikts, ka nodarbinātajam jāiesniedz attaisnojumu dokumentus iestādei, nodarbinātais tos var iesniegt ieskanētā veidā, apliecinot to atbilstību oriģināliem, un pats glabāt dokumentu oriģinālus 2 gadus. Nodarbinātajam ir pienākums dokumentu oriģinālus uzrādīt un/ vai iesniegt iestādei pēc tās pieprasījuma (piemēram, atbrīvošanas gadījumā).

Ņemot vērā, ka kopijas ir izdevumus pamatojošs dokuments, tās nodarbinātajam ir jāiesniedz kopā ar pieteikumu par attiecīgo papildu samaksu (piemēram, pabalstu), apliecinot kopijas atbilstību dokumenta oriģinālam. 

Izvērtējot iesniegto dokumentu mērķi, pamatojošie dokumenti jāglabā 2 gadus, ilgāka glabāšana nav lietderīga.

Par Valsts un pašvaldību institūciju amatpersonu un darbinieku atlīdzības likuma 3.panta ceturtās daļas 2) - 4) punktā vai Darba likuma 74.panta pirmajā daļā noteiktajām attaisnotajām prombūtnēm nav jāpieprasa pamatojošais dokuments. Iestāde nepieciešamības gadījumā iekšējos normatīvajos aktos var iestrādāt nosacījumus, kāda veida informācija nodarbinātajam pieteikumā jānorāda (piemēram, notikuma datums, absolvējamās iestādes nosaukums u.c.).

Kompensācija par mācību (studiju) maksas izdevumiem nodarbinātajam var tikt piešķirta, pamatojoties uz viņa pieteikumu, kurš tiek parakstīts ar sistēmas parakstu (apstiprināts) un kuru arī iestādes vadītājs paraksta ar sistēmas parakstu (apstiprina). Pieteikumā ietverama normatīvajos aktos noteiktā informācija, pievienojami nepieciešamie pamatojuma dokumenti, kā arī ietverta informācija par nodarbinātā saistībām pret iestādi atbrīvošanas gadījumā.

Normatīvais akts: Ministru kabineta 21.06.2010. noteikumu Nr. 565 44.-50.punkts

Kvalifikācijas paaugstināšanas izdevumi, kuri pārsniedz 711.44 EUR nodarbinātajam var tikt segti, pamatojoties uz viņa pieteikumu, kurš tiek parakstīts ar sistēmas parakstu (apstiprināts) un kuru arī iestādes noteikti atbildīgie paraksta ar sistēmas parakstu (apstiprina). Pieteikumā ietverama normatīvajos aktos noteiktā informācija, kā arī informācija par nodarbinātā saistībām pret iestādi atbrīvošanas gadījumā. Papildu vienošanās starp iestādi un nodarbināto nav nepieciešama.

Normatīvais akts: Ministru kabineta 21.06.2010. noteikumu Nr. 565 51.-56.punkts

Iestādes segtā mācību (studiju) maksa vai kvalifikācijas paaugstināšanas izdevumi normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos nodarbinātajam jāatmaksā iestādei vai nu pārskaitot tos iestādei, vai veicot ieturējumu no darba samaksas. Ieturējuma gadījumā nepieciešama nodarbinātā piekrišana, ko var paust pieteikumā, ko paraksta ar sistēmas parakstu (apstiprina). Atbrīvošanas gadījumā, ja nodarbinātais atmaksu veiks pēc tiesisko attiecību izbeigšanas, nepieciešams noslēgt vienošanās starp iestādi un nodarbināto, vienojoties par termiņu un atmaksājamās summas sadalījumu pa maksājumiem.

Normatīvais akts: Ministru kabineta 21.06.2010. noteikumu Nr. 565 46.-50. un 53.-56.punkts

Saskaņā ar Valsts un pašvaldību institūciju amatpersonu un darbinieku atlīdzības likumu iestāde nedrīkst nodarbinātajam piešķirt dāvanas, jo šāda veida atlīdzība likumā nav paredzēta. Par īpašiem sasniegumiemvar tikt piešķirta naudas balva.

Saskaņā ar Valsts un pašvaldību institūciju amatpersonu un darbinieku atlīdzības likumu iestāde nedrīkst nodarbinātajam piešķirt neapmaksātu mācību atvaļinājumu. Lai arī Darba likumā ir paredzēta šāda iespēja, valsts pārvaldes nodarbinātajiem jāpiemēro Valsts un pašvaldību institūciju amatpersonu un darbinieku atlīdzības likuma normas, kurās šāds atvaļinājuma veids nav paredzēts.

Ja nepieciešams lielāks atvaļinājuma dienu skaits nekā tas ir paredzēts Valsts un pašvaldību institūciju amatpersonu un darbinieku atlīdzības likumā, nodarbinātajam ir jāpieprasa atvaļinājums bez darba samaksas saglabāšanas, pēc nepieciešamības sniedzot pamatojumu tā nepieciešamībai.

Optimālais atvaļinājuma pabalstu izmaksas nosacījums - kopā ar pirmo reizi kalendāra gadā piešķirtu vismaz 1 kalendāra nedēļu/ 5 darba dienas ilgu ikgadējo atvaļinājumu. Izņēmuma gadījumā iestāde var noteikt savus piešķiršanas nosacījumus. Atvaļinājuma pabalstu izmaksā kopā ar samaksu par atvaļinājuma laiku atbilstoši nodarbinātā pieteiktajam izmaksas laikam (pirms atvaļinājuma vai kopā ar ikmēneša darba samaksu).

Attiecīgā ikgadējā atvaļinājuma atcelšanas/ saīsināšanas gadījumā atvaļinājuma pabalsts nav jāanulē/ jāietur no nodarbinātā neatkarīgi no atvaļinājuma izmaiņu iemesla. Atvaļinājuma atcelšana var būt pieļaujama tikai izņēmuma gadījumā, ko nodarbinātajam ir jāpamato iestādei.  

Atvaļinājumu uzskaitē un izmantošanā jāievēro šādi nosacījumi:

1. ikgadējais atvaļinājums un gan Darba likumā, gan Valsts un pašvaldību institūciju amatpersonu un darbinieku atlīdzības likumā noteiktais papildatvaļinājums ir jāuzskaita un jāpiešķir par katra nodarbinātā individuālo darba gadu (no pirmās darba dienas, piemēram, no 15.10.2024.-14.10.2025.); 
2. visa veida papildatvaļinājumus var izmantot tikai 2 periodu ietvaros (var pārcelt tikai uz nākamo periodu). Pārceltā papildatvaļinājuma par novērtējumu dienu skaits jāpārskata atbilstoši pēdējam novērtējumam;
3. atvaļinājumi netiek uzkrāti šādu prombūtņu laikā: bērna kopšanas atvaļinājuma, atvaļinājuma bez darba samaksas saglabāšanas (ja tas garāks par 4 nedēļām), neattaisnotas prombūtnes, dīkstāves un atstādināšanas bez darba samaksas saglabāšanas laikā;
4. individuālais darba gads netiek mainīts 3) punktā minēto prombūtņu, kuru laikā neuzkrājas atvaļinājums, gadījumos.

Kompensējošajā atpūtas laikā, kuru piešķir par virsstundām, ir jāsaglabā visa noteiktā darba samaksa (t.sk. piemaksu par prombūtnē esošas amatpersonas vai darbinieka aizvietošanu, kā arī piemaksu par vakanta ārstniecības personas amata pienākumu pildīšanu). Šo dienu apmaksa jāiekļauj vidējās izpeļņas aprēķinā.

Iestāde attaisnotu prombūtni saistībā ar individuālajām zemessargu apmācībām var piešķirt gan apmaksātu, gan neapmaksātu. Atbilstoši nosacījumi jāiestrādā iestādes iekšējos normatīvajos aktos.

Ja šī attaisnotā prombūtne tiek apmaksāta, tās apmaksai piemērojams tāds pats princips kā attaisnotajai prombūtnei saistībā ar kolektīvajām zemessargu apmācībām, t.i., tiek saglabāta mēnešalga un piemaksas, izņemot piemaksu par prombūtnē esošas amatpersonas vai darbinieka aizvietošanu, kā arī piemaksu par vakanta ārstniecības personas amata pienākumu pildīšanu.

Ja kvalifikācijas paaugstināšana notiek nepilnu dienu, t.i., mazāk kā 8 stundas, par attiecīgo dienu jāsaglabā pilna darba samaksa, t.sk. piemaksu par prombūtnē esošas amatpersonas vai darbinieka aizvietošanu, kā arī piemaksu par vakanta ārstniecības personas amata pienākumu pildīšanu. 
Ja kvalifikācijas paaugstināšana notiek pilnu dienu, t.i., 8 stundas, jāsaglabā pilna darba samaksa, izņemot piemaksu par prombūtnē esošas amatpersonas vai darbinieka aizvietošanu, kā arī piemaksu par vakanta ārstniecības personas amata pienākumu pildīšanu (sistēmā jāreģistrē prombūtne, lai to nodrošinātu).

Samaksa par summētā darba laika nodarbināto prombūtni jāaprēķina šādi: 
1. Darbnespējas lapa A: atbilstoši iestādes izvēlei apmaksā:  
    a) grafikā paredzēto stundu skaitu vai; 
    b) visas kalendāra darba dienas darbnespējas periodā. 

Ja darbnespējas lapa tiek apmaksāta atbilstoši plānotajam grafikam, tiek piemērots sākotnējais  grafiks, kurš apstiprināts pirms aprēķina mēneša, t.i., grafiks kārtējā mēneša ietvaros nedrīkst tikt labots.

2. Atvaļinājums: dienas vidējo izpeļņu par visām kalendāra darba dienām atvaļinājuma periodā ;
3. Attaisnota prombūtne: saglabā stundas likmi un noteiktās piemaksas par 8 stundu darba dienu (par jebkuru kalendāra dienu). 

Jāpiešķir pilna diena (nevar tikt plānotas darba stundas šajā dienā). Attaisnota prombūtne uz grafikā noteiktu atpūtas dienu netiek pieteikta un netiek piešķirta, atlīdzība par šo dienu netiek aprēķināta.

Virsstundu aprēķinam par attaisnotās prombūtnes stundām tiek samazināts normas stundu skaits. 

4. Kvalifikācijas celšana: 
    a) nepilnas dienas mācību gadījumā: tiek saglabāta visa noteiktā darba samaksa. 
    b) pilnas dienas (8 stundu) mācību gadījumā: tiek saglabāta visa noteiktā darba samaksa, izņemot piemaksu par prombūtnē esošas amatpersonas (darbinieka) aizvietošanu vai vakanta ārstniecības personas amata pienākumu pildīšanu (sistēmā jāreģistrē prombūtne, lai to nodrošinātu). Pēc vajadzības prombūtnes dokumentus var ievadīt arī par nepilnas dienas mācībām, norādot dienu un stundu skaitu, kas pavadīts kvalifikācijas celšanā.  

5. Komandējums: tiek saglabāta stundas likme un visas piemaksas par 8 stundu darba dienu. Ja faktiskais komandējuma darba stundu skaits ir lielāks, tās jāuzskaita un jāapmaksā.

Samaksas par prombūtni akordalgas gadījumā tiek aprēķināta kā vidējās izpeļņa par kalendāra darba dienām.

Par Nodarbinātajam nelabvēlīgiem prombūtņu veidiem, ko iniciē iestāde, t.sk. par atstādināšanu no amata vai dīkstāves noteikšanu, ir nepieciešams izdot rīkojumu, kurš tiek parakstīts ar drošu elektronisko parakstu. 

Ja dīkstāve ir prognozējama un iestājas bieži pie noteiktiem apstākļiem, tad iestādes iekšējos normatīvajos aktos var tikt noteikta kārtība, kā tiek fiksēta un Nodarbinātajiem paziņots katrs dīkstāves gadījums, attiecīgi par katru dīkstāves gadījumu var neizdot atsevišķu rīkojumu. Tomēr katra dīkstāve ir jāatspoguļo darba laika uzskaites dokumentā. Summētā darba laika nodarbināto darba laika uzskaitē dīkstāves laiks netiek ieskaitīts normālā darba laika stundu kopsummā, t.i., tas samazina nodarbinātajam nostrādājamo stundu skaitu atlikušajā periodā.
Neattaisnotu prombūtne tiek fiksēta ar aktu, kurš tiek parakstīts ar drošu elektronisko parakstu.

Saskaņā ar Darba likums 131.pantu darba nedēļas ilgums normāla darba laika strādājošam ir 40h. Valsts un pašvaldību institūciju amatpersonu un darbinieku atlīdzības likuma 3. panta ceturtās daļas 1. punktā ir noteikts, ka institūcija var noteikt darba dienas ilguma saīsināšanu vairāk par vienu stundu pirms svētku dienām. Ja iestāde pieņem lēmumu, ka darba diena tiek saīsināta vairāk kā par vienu stundu, tad vērtējams lietderības apsvērums, ņemot vēl vērā, ka valsts pārvaldē nodarbinātajiem atlīdzība tiek izmaksāta no valsts budžeta līdzekļiem, kas ir nodokļu maksātāju nauda. Tāpat ņemams vērā, ka institūcijai ir jāievēro labas pārvaldības princips, kas tostarp ietver arī valsts un pašvaldības iestāžu pieejamību privātpersonām. Līdz ar to pie šiem apsvērumiem nebūtu atbalstāms, ka darba dienas ilgums visās valsts pārvaldes institūcijās pirms svētku dienām būtu saīsināms vairāk kā par vienu stundu. Valsts pārvaldei ir jādarbojas vienoti un sabiedrības interesēs (skat. Pastars E., Ošiņa I., Rācenājs K. Valsts un pašvaldību institūciju amatpersonu un darbinieku atlīdzības likums ar komentāriem. Rīga,  18. lpp., pieejams:

atlidzibaslikumsarkomentariem.pdf). Tādējādi ieteicams pirmssvētku darba dienu iestādēm saīsināt tikai par 1 stundu. Darba laika samazināšanu vairāk kā par 1 stundu iespējams nodrošināt, piemērojot elastīgo darba laiku (piemēram, ja sestdiena ir svētku diena un no pirmdienas līdz ceturtdienai nostrādātas 8.25h, attiecīgi piektdien darba laiks ir par 2h īsāks (1h kā pirmssvētku dienā un 1h, ņemot vērā iepriekšējās dienās nostrādāto laiku) 

Ieturējumu no nodarbinātā darba samaksas veikšanas vispārējā kārtība jānosaka iekšējos normatīvajos aktos un ar tiem jāiepazīstina visi Nodarbinātie. Pirms katra konkrētā ieturējuma nodarbinātais ir jāinformē, t.sk. to var darīt arī grāmatvedis (piemēram, par ieturējumiem pārrēķinu rezultātā), tomēr par katru atsevišķo ieturējumu nav nepieciešama Nodarbinātā piekrišana (pieteikums). 

Šādi var tikt administrēti ieturējumi saistībā ar iestādes noteikto limitu pārsniegumu (piemēram, par mobilā telefona izmaksām), par darba samaksas pārrēķiniem darba devēja maldības dēļ u.c.

Ieturējumi no darba samaksas var tikt veikti arī citos gadījumos (piemēram, par veselības apdrošināšanas iegādi no personīgajiem līdzekļiem u.c.), šādos gadījumos, ja tie nav atrunāti iekšējos normatīvajos aktos, nepieciešama nodarbinātā piekrišana (pieteikums). 

Jebkura komandējuma, t.sk. mācību komandējuma, laikā jāsaglabā pilna nodarbinātajam noteiktā darba samaksa, t.sk., visas piemaksas, t.i., mācību komandējuma gadījumā nav jāpiemēro Valsts un pašvaldību institūciju amatpersonu un darbinieku atlīdzības likuma 27.panta (1) noteikto regulējumu.
Komandējuma darba laiks svētku dienā jāapmaksā šādā apmērā: 

1. samaksa par nostrādāto laiku; 
2. piemaksa par darbu svētku dienā 100% apmērā; 
3. piemaksa par virsstundu darbu 100% apmērā vai apmaksāta atpūtas diena citā laikā.

Atstādināšanu uz disciplinārlietas izmeklēšanas laiku gadījumā jāsaglabā mēnešalgu, sociālās garantijas, normatīvajos aktos noteiktās pastāvīgās piemaksas, kas saistītas ar dienestu, t.i., ir jāpiemēro Valsts civildienesta likuma (VCL) 39. panta piektās daļas regulējums nevis Valsts civildienesta ierēdņu disciplināratbildības likuma (VCIDL) 21. pants, jo VCL šajā gadījumā ir specifiskāks, jo iezīmē atšķirības starp vispārējā un specializētā civildienesta ierēdņiem, kas neparādās VCIDL. Pastāvīgās piemaksas pastāvīgās piemaksas, kas saistītas ar dienestu, ir tādas, kas pēc būtības ir saistītas ar amata specifiku, bet nav saistītas ar paveikto darbu vai kādiem citiem mainīgiem un vērtējamiem apstākļiem, šādas piemaksas ir ilgstošas, tās nevarētu būt terminētas un īsu laiku. Saglabājamo piemaksu veidi: piemaksa dienesta pakāpi, par dienesta pienākumu pildīšanu ar suni, piemaksa par diplomātisko rangu un piemaksa par īpašu risku. Minēto piemaksu saraksts ir izsmeļošs, t.i., nekādas citas piemaksas nav jāsaglabā.

Vidējās izpeļņas aprēķinā ir jāiekļauj samaksa un dienas/ stundas par šādām prombūtnēm: 

1. Dīkstāve darba devēja vainas dēļ (DL 74.p.2.,3.d.)  - neskatoties uz to, ka šajā gadījumā nodarbinātais nav strādājis, tas nav bijis viņa vainas pēc un līdz ar to izmaksas par piespiedu dīkstāvi ir iekļaujamas vidējā izpeļņā, pamatojoties uz Valsts un pašvaldību institūciju amatpersonu un darbinieku atlīdzības likuma 3.prim panta (7), Darba likuma 74.panta (2); 
2. Komandējums (MK 12.10.2010. not.Nr.969 19.p.;
3. Atpūtas diena (par komandējumu., darbu brīvdienā, virsstundām);

Vidējās izpeļņas aprēķinā nav jāiekļauj šāda samaksa un prombūtnes gadījumā - dienas/ stundas šādos gadījumos (Valsts un pašvaldību institūciju amatpersonu un darbinieku atlīdzības likuma 3.1 panta septītā daļa paredz, ka nostrādāto dienu skaitā neietilpst ārējos normatīvajos aktos noteiktie attaisnotas prombūtnes gadījumi): 

1. atstādināšana no amata ar darba samaksas saglabāšanu (VCDL 39.p.5.d.) - pēc būtības atstādināšana ir pagaidu aizliegums pildīta amata pienākumus (darbu) - darba devējs kādu iemeslu dēļ liedz to darīt. Līdz ar to nodarbinātajam ir attaisnots iemesls nenākt uz darbu, proti, darba devēja rīkojums (aizliegums). Papildus jāņem vērā, ka atstādināšanas ilgums, it īpaši, ja to lūdz tiesībsargājošā iestāde, var būt ilgs un pa to laiku nevienam nesaglabā darba samaksu, kā rezultātā vispār vidējā izpeļņa iespējams personām būtu maksājama tikai - pielīdzinot minimālajai mēneša darba algai (Valsts un pašvaldību institūciju amatpersonu un darbinieku atlīdzības likuma 3.1 panta desmitā daļa), kas tomēr būtu nesamērīgi un daļēji būtu saskatāma “dubultā sodīšana” – pirmkārt, ir aizturēta darba samaksa, otrkārt, aizturētās darba samaksas dēļ vēl arī tiek pazemināta vidējā izpeļņa līdz pat minimālajai algai.  Gan Valsts un pašvaldību institūciju amatpersonu un darbinieku atlīdzības likuma komentāros ir norādīts “vidējās izpeļņas aprēķina pamatā ir amatpersonas (darbinieka) reāli nostrādātais laiks (stundas, dienas) pēdējo sešu kalendāra mēnešu laikā un par šo laiku saņemtā darba samaksa”, gan Darba likuma komentāros ir norādīts, ka jāņem vērā “panta vispārīgo jēgu – aprēķināt objektīvu vidējo izpeļņu. Respektīvi, minētā tiesību norma ir piemērojama tikai tajos gadījumos, kad darbinieks šos sešus mēnešus ir strādājis pilnā apmērā”. Tādējādi vidējā izpeļņā ir jābūt reāli nostrādātajam laikam, kas atstādināšanas laikā neizpildās. Atstādināšanu pēc analoģijas var salīdzināt arī ar tādām prombūtnēm, ko neņem vērā pie vidējās izpeļņas, kā mācību atvaļinājums, donoru dienas, apmaksātas brīvdienas. 
2. attaisnota prombūtne sakarā ar zemessargu apmācību (Darba likuma 74.p.8.d.);
3. attaisnota prombūtne sakarā ar rezerves karavīru militārajām mācībām (Darba likuma 74.p.9.d.); 
4. Neapmaksātas prombūtnes, t.sk. dīkstāve, atstādināšana, attaisnota prombūtne sakarā ar zemessargu apmācību vai rezerves karavīru militārajām mācībām u.c. 
5. atlīdzība par darba piespiedu kavējumu (Darba likuma 126.p.);
6. Nodarītā zaudējuma (nesaņemtās darba samaksas) atlīdzinājums.

Iestādei, piešķirot Valsts un pašvaldību institūciju amatpersonu un darbinieku atlīdzības likuma 3.panta (5) 10) punktā noteikto atlīdzību, pieņem lēmumu, vai to jāiekļauj nodarbinātā vidējās izpeļņas aprēķinā vai nē.

Ja mainīta amata klasifikācija, ir jāaktualizē amata apraksts, tajā norādot jauno amata klasifikāciju. Par izmaiņām nav jāizdod rīkojums vai jāveic grozījumi darba līgumā, ja vienlaikus netiek veiktas citas izmaiņas attiecībā uz nodarbināto (netiek mainīts amats vai mēnešalga). 

Amata klasifikācijas izmaiņas nevar tik uzskatītas par pārcelšanu amatā, tas ir skatāmi kompleksi - vai tā rezultātā mainās amats, struktūrvienība u.c. Ja mainās, tad ir rīkojums par pārcelšanu/vienošanās par grozījumiem darba līgumā. 

Nodarbinātais lūgumu atļaut valsts amatpersonas amatu savienot ar citu amatu var iesniegt pieteikuma formā, to parakstot ar sistēmas parakstu (apstiprinot). Pieteikumā jāiekļauj izvērtēšanai nepieciešamo informāciju, kā aŗi apliecinājumu par interešu konflikta neesamību. Ja iestāde dod atļauju valsts amatpersonas amata savienošanai ar citu amatu, Iestādes vadītājs paraksta pieteikumu ar sistēmas parakstu (apstiprina) un šis apstiprinājums ir uzskatām par rezolūciju, t.i., nav nepieciešams izdot papildu lēmumu.

Lēmumu par atteikšanos izsniegt atļauju amatu savienošanai pieņem un noformē Administratīvā procesa likumā noteiktajā kārtībā.

Iestādei iekšējos normatīvajos aktos jāparedz:

• nodarbinātā pienākums konkrētā termiņā (piemēram, 2 darba dienu laikā) iepazīties ar iestādes izdotajiem dokumentiem, kā arī jānodrošina, ka nodarbinātais saņem informāciju par jaunu dokumentu (piemēram, ziņa e-pastā par jaunu rīkojumu pašapkalpošanās portālā vai jauniem noteikumiem dokumentu vadības sistēmā);
• pašapkalpošanās portālā veiktā pieteikšanas vai apstiprināšanas darbība ir pielīdzināma dokumenta parakstīšanai;
• nodarbinātā pienākumus amata pienākumu izpildē izmantot e-parakstu.

Obligāti jānodrošina nodarbinātā apliecinājums par iepazīšanos ar administratīvajiem aktiem (t.sk. iecelšanas, pārcelšanas, atbrīvošanas rīkojumiem) un nodarbinātajam nelabvēlīgiem rīkojumiem (t.sk. atstādināšanas, dīkstāves, neattaisnotas prombūtnes, ieturējumu), jo šādu dokumentu apstrīdēšanas termiņš sākas no brīža, kad ir fiksēts nodarbinātā iepazīšanās fakts. Iestādei ir pienākums uzraudzīt iepazīšanās procesu, nepieciešamības gadījumā atgādinot nodarbinātajam vai nodrošinot iepazīstināšanu citā iestādes noteiktā veidā. 

Amatu kategorijas informācija AUS jāiesniedz tikai par ārstniecības personām. Informācija jāiesniedz saskaņā ar  MK 18.12.2018. Not.Nr.851 1.pielikuma “Amatu kvalifikācijas kategorija” vērtībām (1-6), kuras jānorāda gan amata vietai, gan personai (personai vērtība var būt atšķirīga no ieņemamajam amatam norādītās).

Ārstniecības personām kategoriju jānosaka tikai tajā gadījumā, ja to darba samaksa tiek noteikta saskaņā ar Ministru kabineta 18.12.2018. noteikumiem Nr.851. Ja nodarbinātā mēnešalgas apmērs tiek noteikts saskaņā ar Valsts un pašvaldību institūciju amatpersonu un darbinieku atlīdzības likuma 3.pielikumu, tad kategoriju nav jānosaka 

Informācija par specialitāti un kvalifikāciju AUS iesniedzama brīvā teksta formā atbilstoši izglītības dokumentā norādītajam formulējumam. Šobrīd nav iespējama šo datu standartizācija.

Informāciju par iegūto grādu iesniedz tikai tajā gadījumā, ja diplomā tas ir norādīts. Ja izglītības dokumentā ir norādīts gan grāds, gan iegūtā kvalifikācija, tad jāiesniedz informācija par iegūtu profesionālo bakalaura vai maģistra grādu, savukārt, ja dokumentā norādīts tikai grāds - par akadēmisko bakalaura vai maģistra grādu. 

Par piemēroto tirgus koeficientu AUS jāiesniedz informācija:

1. mēnešalga pirms tirgus koeficienta piemērošana, t.i. tirgus koeficienta daļas;
2. tirgus koeficienta summa (mēnešalga * tirgus koeficients - mēnešalga). 

Piemērs:
Mēnešalga 5860.00 EUR, tiek piemērots tirgus koeficients 1.5. Jānodod dati par mēnešalgu: 5860.00 EUR un dati par tirgus koeficientu: 2930.00 EUR.

AUS jānodod šāda informācija:

1. pabeigšanas datums: visos gadījumos - gan tad, ja izbeigšana bez disciplinārsoda (lēmuma par disciplinārlietas izbeigšanu datums), gan tad, ja piemērots disciplinārsods (lēmuma par disciplinārsoda piemērošanu datums), gan tad, ja disciplinārsods pārsūdzēts (Augstākas institūcijas pieņemtā apstrīdēšanas lēmuma datums);
2. piemērotā disciplinārsoda termiņš: tikai tad, ja disciplinārsoda būtība tādu paredz (piemēram, mēnešalgas samazināšana uz 3 mēnešiem, pazemināšana amatā uz 1 gadu u.tml.). Ja disciplinārsods pēc būtības neparedz termiņu, tad AUS tas nav jānodod (piemēram, rājiena vai atbrīvošanas gadījumā);
3. sodāmības termiņš: visos gadījumos, kad tiek piemērots disciplinārsods jānorāda Valsts civildienesta ierēdņu disciplināratbildības likuma 16.panta pirmajā un otrajā daļā noteiktais disciplinārsoda darbības termiņš. 

Atbilstoši MK 662 14.pielikumam datnes 6.punktam papildu samaksām jānorāda regularitāte pēc šādiem nosacījumiem: 

1. regula (R): piemaksām, kas ir piešķirtas uz laika periodu ilgāku kā kalendārais mēnesis;
2. neregulāra (N): vienreizējām samaksām vai piemaksām, kas ir piešķirtas uz laika periodu īsāku kā kalendārais mēnesis. 

AUS jānodod informācija tikai par tām papildu samaksām, kuras noteiktas MK 07.11.2017. noteikumu Nr.662 6.pielikumā. Nav jānodod informācija par samaksām, kas neietekmē darba samaksas apmēru, bet tikai kompensē noteiktus nodarbinātā izdevumus, kas rodas saistībā ar dienesta pienākumu izpildi (piemēram, sakaru izdevumu kompensācija, bērnu skolas un pirmsskolas izdevumi u.c.). Ņemot vērā, ka sabiedriskā transporta kompensācijai ir līdzīga būtība, arī to var neuzskaitīt algu sadaļā un neiesniegt datus AUS. 

Tāpat AUS nav jānodod informācija par atlīdzību par laiku, kuru nodarbinātais nepavada darba vietā un kuru  izmanto pēc saviem ieskatiem, bet pēc attiecīga pieprasījuma ierodas norādītajā vietā un nekavējoties uzsāk pienākumu pildīšanu.

AUS jānodod informācija par:

1. visiem uzņēmuma līgumiem un autoratlīdzības līgumiem, ja samaksa par tiem tiek maksāta caur atlīdzības eknomiskās klasifikācijas kodu (EKK). Ja samaksa tiek maksāta caur pakalpojumu EKK, tad AUS informācija nav jānodod.  
2. visām darba tiesiskajām un valsts civildienesta attiecībām (izņēmumi ir tikai valsts drošības iestādēs)