Uzņēmumu reģistra (UR) un domnīcas Laser komanda Valsts kancelejas (VK) inovācijas sprintā pievērsās šobrīd ļoti populāram jautājumam – birokrātijas mazināšanai.
Komandas vadītāja, UR Galvenā valsts notāre Laima Letiņa kā vienu no procesa atslēgām min lietotāju pieredzes izpēti, apzinoties plašo klientu loku – uzņēmumi, biedrības, reliģiskās organizācijas, arī citas valsts pārvaldes iestādes, kas UR datus izmanto ikdienā.
“Šoreiz no klientu – uzņēmēju – perspektīvas apzinājām tās lietas un nianses, kas liekas izaicinošas reģistrācijas gaitā. Vienlaikus nonācām arī pie atbildēm uz atsevišķiem jautājumiem, kas derīgas visiem klientiem un ko kopumā ievērot birokrātijas mazināšanas procesā iestādēs. Kas ir tas, ko mēs kā iestāžu vadītāji varam paveikt labāk šajā procesā, kā arī – kā integrēt inovatīvas metodes savā kolektīvā, lai panāktu iespējami labāko risinājumu klientiem,” saka Laima.
UR partneri šajā inovācijas sprintā ir domnīca Laser, un tās vadītājs Daunis Auers sadarbību vērtē ļoti atzinīgi: “Pirms mēs uzsākām inovācijas sprintu, kolēģi domnīcā un augstskolā prasīja, kāpēc jūs strādāsiet ar UR? Jo UR jau ir ļoti laba reputācija, tā ir organizācija, kas ir vērsta uz pozitīvām pārmaiņām, modernizāciju, pakalpojumu uzlabošanu un tā tālāk, bet tieši tāpēc mēs arī sadarbojamies ar UR, jo tas ir atvērts būt vēl viedākam, modernākam un vairāk uz klientu orientētākam. Sadarbība ar UR bija ļoti pozitīva, un šī cilvēciskā dimensija ir jānovērtē. Ir svarīgi, kad tik daudz laika pavadi kopā, cik mums ir bijusi iespēja šajā inovācijas sprintā, to pavadīt foršā, pozitīvā gaisotnē!”
Lietotāju pieredze
Inovācijas sprinta kopdarba vadītāja, fasilitatore Liene Grenevica stāsta par lietotāju iesaistes procesā izmantotajām metodēm: “Manuprāt, komandai inovācijas sprinta laikā lieliski izdevās izprast gala lietotāju, viņa problēmas, gaidas, bažas un vēlmes. Vēl varu minēt ātru ideju ģenerēšanas procesu – komandai nācās īsā laikā izveidot dažādas risinājumu alternatīvas, tās kritiski izvērtēt un pēc tam strukturizēti atlasīt risinājumus ar lielāko potenciālu. Sprinta noslēgumā komanda apvienoja kvantitatīvos datus ar kvalitatīvo atgriezenisko saiti no testētājiem, balstoties uz Jakob Nielsen 5-lietotāju principu, kur 5 testētāji atklāj 85 % no visām lietojamības problēmām.”
Savstarpēja uzticība
Daunis Auers kodolīgi formulē mūsu sabiedrības kopīgo problēmu: neuzticēšanos. “Jāatsakās no liekā un jāuzticas. Valsts pārvaldei jāuzticas klientam, pilsoņiem, un tajā pat laikā pilsoņiem jāuzticas valsts pārvaldei. Ja mēs uzticamies abos virzienos, tad mēs jau esam ceļā uz to labo, viedo valsts pārvaldi!”
Kas būs tālāk?
Stāsta Laima Letiņa: “Man ir vairākas ieceres. Viena no tām ir sprinta rezultātā radīto prototipu prezentēt kolēģiem UR un Tieslietu ministrijā, parādot, ka lietas, ko mēs varam uzlabot, ne vienmēr saistītas tikai ar IT sadaļu pakalpojumos, bet arī ar vienkāršāku valodu, uz klientu orientētāku pakalpojuma dizainu, veco procesu atmešanu, kas pat, ja tie ir digitalizēti, nav līdz galam lietderīgi. Tad kopā sapratīsim iestādes iekšienē paveicamo, ko mēs kopā ar kolēģiem varam uzlabot un ko piedāvāt politikas veidotājiem.”
Par inovācijas laboratoriju
Inovācijas laboratorija ir Valsts kancelejas veidota iniciatīva, kuras mērķis ir sekmēt inovācijas kultūru valsts pārvaldē, sniedzot metodisku atbalstu. Laboratorijas organizētie ikgadējie sprinti dalībniekiem sniedz iespēju fasilitatoru jeb neitrālu piesaistītu ekspertu vadībā pilnveidot savu inovācijas kompetenci, daudzpusīgi izzināt iestādei aktuālo problēmu, kā arī meklēt un testēt iespējamos risinājumus sadarbībā ar visām jautājumā iesaistītajām pusēm. Koprades procesa mērķis ir attīstīt lietojamu – cilvēka vajadzībām atbilstošu, ērtu un saprotamu – risinājumu.
Inovācijas sprinti tiek īstenoti Latvijas Atveseļošanas un noturības mehānisma plāna investīciju projekta “Publiskās pārvaldes inovācijas eko-sistēmas attīstība” ietvaros. Investīciju projekta īstenošanas laikā kopumā paredzēts organizēt 15 inovācijas sprintus (2023. – 2025.).
